Communication structurée (V.C.S)
La communication structurée ( V.C.S) ,
Nous la voyons quasi sur toutes nos factures, nous la reprenons en communication lors de nos paiements mais savez-vous comment est-elle déterminée, à quoi sert-elle et quelles conséquences si nous ne la reprenons pas ? …
La communication structurée ( V.C.S pour virement à Communication Structurée )
est très répandue en Belgique. Il existe une belge et une européenne. Nous n’aborderons dans un premier que la communication belge qui se décompose en 3 chiffres + 4 chiffres + 5 chiffres.
Les 9 premiers chiffres sont au choix. Habituellement, il s’agit du numéro de la facture suivi par des 0 ou le numéro de client suivi du numéro de la facture… Chaque indépendant ou entreprise est libre de choisir la référence qu’il souhaite. Les deux derniers chiffres sont quant à eux, un code de vérification. Ce code est généré sur base d’un modulo97 (pour information). Ils ne sont dès lors pas au choix de l’entreprise.
A quoi sert-elle ? la communication structurée va permettre au payeur de ne pas hésiter quant à la communication à mettre sur son virement bancaire. Le vendeur quant à lui, pourra allouer le paiement à la bonne facture avec certitude. Si vous vous trompez dans la saisie de la communication structurée, le code de sécurité ne sera plus correcte et vous serez averti de l’erreur. C’est le rôle du code.
Entrepreneur, indépendant, petite société ou grande société… tous peuvent utiliser les communications structurées. Trop souvent, les petites sociétés ne l’utilisent malheureusement pas. Dans les sociétés équipées de logiciel comptable et dans les fiduciaires, la communication structurée associée à l’intégration automatique des extraits bancaires en comptabilité permet de réconcilier automatiquement votre paiement à votre facture. Une bonne réconciliation évite rappels et malentendus.
La communication structurée est gratuite, permet un gain de temps , évite les erreurs et diminue les coûts de votre comptable si ce dernier est équipé d’un logiciel d’intégration des extraits bancaires. ( car gain de temps).
Pour pouvoir générer votre communication structurée ( V.C.S.),voici un outil simple : il vous suffit d’indiquer votre référence à 7 chiffres et vous obtiendrez votre communication structurée à reprendre sur votre facture de vente.
LuxConsilium – V.C.S générateur
Si vous établissez vos factures sous Excel, contactez-nous afin que nous puissions éventuellement intégrer le générateur sur votre facture directement.
Si vous souhaitez en savoir plus , n’hésitez pas à nous contacter